Quels outils pour accompagner le changement ?

Des logiciels pour conduire le changement

Certains logiciels sont conçus pour accompagner une transformation dans la durée. Ils aident à planifier le changement, à en suivre le déroulement et à l’adapter aux besoins réels des collaborateurs, plutôt qu’à ceux imaginés au départ.

Lemon Learning pour réussir une transformation digitale

Lemon Learning est une solution française spécialisée dans l’adoption des outils numériques. Son principe : afficher des guides interactifs directement dans les applications qu’utilisent les salariés, qu’il s’agisse d’outils développés en interne ou de logiciels du marché. Le collaborateur est accompagné pas à pas dans sa prise en main, au moment où il en a besoin, sans quitter son écran de travail.

Les guides sont courts, pensés pour être suivis en situation de travail, si bien que les collaborateurs apprennent à maîtriser leurs outils sans passer des heures en formation. On peut aussi construire des parcours de formation personnalisés et adapter les contenus au profil des utilisateurs : poste, service, langue, etc. Un comptable n’a pas besoin des mêmes explications qu’un commercial qui découvre un nouveau logiciel de gestion de la relation client.

Un module de statistiques mesure la façon dont les utilisateurs se servent de leurs outils. Ces données aident à piloter la conduite du changement, à la suivre et à l’ajuster : on voit où les utilisateurs décrochent, et on renforce l’accompagnement à cet endroit. L’idée de fond est de placer l’utilisateur au centre du projet numérique, pour que le changement s’installe durablement au lieu de s’arrêter à la mise en service.

Des logiciels de gestion de projet

On pense rarement aux logiciels de gestion de projet pour conduire le changement. Pourtant, un changement est d’abord un projet : ces outils l’organisent en coordonnant ses étapes, ses acteurs et ses échéances.

Monday pour piloter un projet de bout en bout

Monday (monday.com) est une plateforme de gestion du travail qui facilite la planification d’un projet. Elle aide à organiser ses différentes étapes, à répartir les responsabilités et à suivre l’avancement, grâce à une interface visuelle faite de tableaux que chaque équipe configure selon ses besoins.

Cette interface intuitive permet aux collaborateurs de suivre le travail en temps réel, et même d’y rattacher un suivi budgétaire. Des tableaux de bord donnent une vue d’ensemble des projets et des équipes, dans un espace partagé accessible à tous. Monday n’est donc pas seulement un outil de planification : c’est aussi un outil de collaboration, où les échanges restent attachés aux tâches qu’ils concernent, ce qui évite une partie des allers-retours par courriel.

Des outils pour gérer les tâches

Les outils de gestion des tâches ressemblent aux logiciels de gestion de projet, à une échelle plus fine. Dans la conduite du changement, leur rôle est souvent sous-estimé : ils rendent visible qui fait quoi, et facilitent donc la communication.

Asana pour collaborer autour des tâches

Asana compte parmi les outils de gestion des tâches les plus répandus. Sa plateforme propose plusieurs affichages d’un même projet : liste, tableau, calendrier ou chronologie (timeline). Selon ses objectifs, on découpe le projet global en tâches quotidiennes, chacune avec son responsable.

Asana donne une vue d’ensemble des projets et propose notamment :

• des rappels ;
• des échéances ;
• des commentaires rattachés à chaque tâche.

Côté communication et organisation d’équipe, l’outil permet :

• de gérer les membres d’une équipe ;
• de suivre l’avancement du travail ;
• de partager des ressources et des documents ;
• de mesurer la charge de travail attribuée à chaque collaborateur, pour la rééquilibrer si besoin.

Peakon pour mesurer l’engagement des collaborateurs

Peakon, racheté en 2021 par l’éditeur de logiciels de ressources humaines Workday, recueille l’avis des collaborateurs par des sondages courts et réguliers. Le logiciel analyse les réponses et en tire une lecture de leur engagement, équipe par équipe. On peut ainsi ajuster sa conduite du changement à ce que révèlent les résultats : une équipe qui décroche, un sujet qui inquiète, une mesure mieux acceptée que prévu.

Son principal atout est la personnalisation : les questions peuvent être adaptées à l’organisation et aux sujets qui la concernent, qu’il s’agisse de la charge de travail, de la reconnaissance ou des perspectives d’évolution. Une mesure ne vaut toutefois que par ce qu’on en fait : si les résultats ne débouchent sur aucun échange ni aucune action visible, les collaborateurs cessent vite de répondre.

Gérer les incidents

Un processus de changement se décompose en projets, et tout projet connaît des imprévus. Les outils de gestion des incidents, souvent appelés outils de ticketing, permettent de signaler un problème, de l’attribuer à la bonne personne et de suivre sa résolution. Ils assurent la continuité du projet dans de bonnes conditions. Pendant un déploiement, ils ont un autre mérite : les tickets montrent où les utilisateurs butent, ce qui aide à ajuster l’accompagnement.

Quelques conseils pour accompagner ses collaborateurs dans le changement

Aucun logiciel ne remplace l’explication. Il faut d’abord exposer aux équipes les raisons pour lesquelles le changement s’impose : une baisse de productivité, des outils de travail devenus obsolètes, une évolution du marché. Des salariés bien informés gardent plus facilement leur motivation, surtout si le manager sait repérer les ressorts de motivation propres à chacun. C’est une étape clé du processus : les résistances sont d’autant plus fortes que les personnes n’ont pas été associées dès le départ, même quand la décision relève de la direction.

L’autre frein, c’est l’incertitude. Elle est légitime : chacun se demande ce que le changement signifiera pour son poste et pour son avenir. Il faut donc écouter, et chercher des réponses adaptées à chaque situation. Des modèles de conduite du changement aident à structurer la démarche. Le psychologue Kurt Lewin décrit le changement en trois temps : dégel, changement, regel. John Kotter propose huit étapes, de la création d’un sentiment d’urgence à l’ancrage des nouvelles pratiques dans la culture de l’entreprise. Le modèle ADKAR, conçu par Jeff Hiatt, fondateur du cabinet Prosci, suit le parcours de chaque personne, de la prise de conscience au renforcement. Enfin, la courbe du deuil d’Elisabeth Kübler-Ross, transposée au monde du travail, aide à anticiper les réactions émotionnelles : déni, colère, marchandage, dépression, acceptation.

Les outils de connaissance de soi et des autres complètent ces modèles. Le DISC, par exemple, aide le manager à adapter sa communication à chacun de ses collaborateurs ; se former au modèle DISC donne une méthode pour mieux se connaître, mieux comprendre son environnement de travail et, surtout, ses collègues. Les managers eux-mêmes ont besoin d’un lieu pour prendre du recul : un groupe de codéveloppement professionnel leur permet de travailler entre pairs les situations concrètes que le changement leur pose.